Co to jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty jest pierwszym elementem całego procesu windykacji względem dłużnika. Jest ono oficjalnym dokumentem, który zawsze sporządza się w formie pisemnej. Skierowanie do dłużnika takiego dokumentu jest niezbędne do odzyskania swoich należności. Samo wezwanie może prowadzić do postępowania polubownego czyli tak zwanej windykacji miękkiej, co zaoszczędzi obu stronom czasu i kosztów związanych z postępowaniem sądowym.
W windykacyjnym postępowaniu polubownym istnieje możliwość pozasądowego rozwiązania problemu celem odzyskania długu. Jest to najlepsza możliwa opcja dla obu stron. Dłużnik może w ten sposób uniknąć problematycznego postępowania sądowego i kosztów tego postępowania, którymi byłby obciążony w przypadku przegrania sprawy w sądzie. Często więc taki monit przypominający o konieczności uregulowania długu jest wystarczającym środkiem prowadzącym do zapłaty przez dłużnika określonej sumy pieniężnej. Jeżeli jednak dłużnik nie reaguje na wezwanie i nie zamierza uregulować dobrowolnie należności to jest ono przepustką do wejścia na drogę sądową. Ważne jest jednak to, aby było ono skuteczne. Odpowiednie sformułowanie wezwania do zapłaty pozwoli nam uniknąć problematycznych niedomówień.
Przeczytaj też: Franczyza co to jest, na czym polega, ile kosztuje? Wszystko o franczyzie biznesu!
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Polskie prawo nie narzuca jednego właściwego wzoru wezwania do zapłaty. Pewne elementy jednak są niezbędne do tego, aby było ono kompletne. Powinno ono więc zawierać takie elementy jak:
- data i miejsce sporządzenia dokumentu,
- dane wierzyciela,
- dane dłużnika,
- stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty,
- kwota zobowiązania,
- informacja o dodatkowych kosztach, które poniesie dłużnik,
- termin spłaty długu wyznaczony przez wierzyciela,
- sposób uregulowania należności,
- numer rachunku bankowego wierzyciela,
- podpis wierzyciela.
Przeczytaj też: NPV (wartość bieżąca netto). Jak Obliczyć?
Co to jest stosunek prawny?
Stosunek prawny to okoliczności, które spowodowały powstanie zobowiązania względem dłużnika. Może to być na przykład umowa o dzieło, faktura, umowa sprzedaży, umowa najmu, umowa pożyczki czy też inne rodzaje zobowiązań między stronami. Kwota zobowiązania może zostać opcjonalnie powiększona o koszty sądowe, a także naliczone odsetki wynikające z umowy czy też ustawy. Odsetki należą się wierzycielowi na podstawie art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym „Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. Warto wiedzieć, że w 2023 roku w transakcjach handlowych odsetki ustawowe wynoszą 14,75% lub 16,75% w skali roku. Uświadomienie dłużnika o realnych, zwiększających się w związku z odsetkami kwotach, może pomóc w odzyskaniu należności za pomocą wezwania do zapłaty. Jeżeli natomiast chodzi o termin spłaty długu wyznaczony przez wierzyciela to jest on dowolny. Zazwyczaj w praktyce ustala się jednak termin siedmiu lub czternastu dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. Po ustalonym terminie można od razu skierować sprawę do sądu. Wezwanie do zapłaty składające się z wyżej wymienionych elementów jasno przedstawi dłużnikowi fakt, że w wyniku braku uregulowania należności we wskazanym terminie, dług trafi do sądu, a następnie do komornika.
Sprawdź też: Gotowe spółki najważniejsze informacje
Czy wezwanie do zapłaty musi być podpisane?
Jeżeli zdecydujemy się na wysłanie wezwania do zapłaty w wersji papierowej to musimy pamiętać o jego podpisaniu. Wezwanie powinno zostać podpisane, gdyż świadczy to o tym, że pochodzi ono od osoby upoważnionej do danej czynności. Brak podpisu na wezwaniu nie ma jednak wpływu na jego skutek, którym jest przypomnienie danej osobie o jej zadłużeniu. Dużo bardziej istotną kwestią niż podpisanie wezwania jest posiadanie potwierdzenia odbioru wezwania do zapłaty. Dlatego najlepszą opcją jest wysłanie wezwania do zapłaty listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie odbioru zapewnia dowód niezbędny na sali sądowej, jeżeli zajdzie konieczność przeprowadzenia postępowania sądowego.
Drugą możliwością wysłania wezwania do zapłaty jest forma elektroniczna. Wezwanie w formie elektronicznej powinno zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym. Takie wezwanie powinno być traktowane na równi z dokumentem sporządzonym w formie pisemnej.
Przeczytaj też: Biznes na 2024 Perspektywy biznesowe na 2024, nowe trendy i wyzwania
Czy wezwanie do zapłaty jest konieczne?
Wysłanie wezwania do zapłaty jest konieczne w sytuacji jeśli wierzyciel nie wyznaczył dłużnikowi terminu na zapłatę należności. W innych sytuacjach nie ma takiego obowiązku. To jednak pierwszy krok do odzyskania wierzytelności od dłużnika. Często to właśnie wezwanie do zapłaty pozwala uniknąć dodatkowych kosztów związanych z postępowaniem sądowym, gdyż kończy się ono spłatą należności i zakończeniem sporu. Warto także wysłać wezwanie do zapłaty, jeżeli pomimo prób mediacji zamierzamy wejść z dłużnikiem na drogę sądową. Regulacje Kodeksu postępowania cywilnego wskazują, że przy wniesieniu pozwu o zapłatę zobowiązania należy wskazać, czy strony sporu podjęły już próbę pozasądowego sposobu jego rozwiązania lub próbę mediacji. Wynika to z art. 187 § 1 pkt. 3 Kodeksu postępowania cywilnego. Sędzia prowadzący taką sprawę z pewnością spojrzy dużo bardziej przychylnie, gdy zobaczy, że wierzyciel próbował rozwiązać spór polubownie. W przypadku braku prób pozasądowego rozwiązania sporu należy przed sądem wykazać, dlaczego ich nie było. To komplikuje i wydłuża proces zwrotu należności, co wiąże się zarówno z dodatkowymi kosztami, jak i z utraconym czasem.
Może Cię też zainteresować: Jak kupić udziały w spółce z o. o. krok po kroku
Czy wezwanie do zapłaty można wysłać mailem?
Nie ma żadnego oficjalnego wzoru ani określonej formy, w jakiej należy wysłać do dłużnika wezwanie do zapłaty. Wezwanie do zapłaty może więc zostać przesłane do dłużnika zarówno pocztą tradycyjną, jak i mailem. Od kilku lat polskie prawo pozwala na informowanie o długu właśnie w ten sposób. Wezwanie do zapłaty wysłane mailem jest tak samo ważne i skuteczne jak wezwanie przesłane tradycyjnym listem – chyba, że umowa stanowi inaczej. W przypadku niektórych umów biznesowych może istnieć zapis o konieczności wezwania do zapłaty na piśmie i przesłania go na konkretny adres do doręczeń. W umowie można także zawrzeć odwrotny zapis o możliwości dostarczenia wezwania do zapłaty drogą elektroniczną.
Przeczytaj też: Szukam wspólnika — gdzie go szukać i jak sprawdzić?
Wezwanie wysłane mailem – jakie wady?
Wysłanie wezwania do zapłaty drogą mailową jest szybszą, tańszą i wygodniejszą formą niż wysłanie listu tradycyjną pocztą. To rozwiązanie ma jednak też swoje wady, gdyż nie zapewnia twardego dowodu doręczenia wezwania do dłużnika. Największą więc zaletą wysłania wezwania do zapłaty tradycyjną pocztą jest posiadanie potwierdzenia nadania i odbioru przesyłki, co stanowi dowód na zapoznanie się dłużnika z jego treścią. Jednak jeżeli pocztowe wezwania do zapłaty nie dają żadnych efektów to dodatkowo warto spróbować wysłać takie wezwanie także drogą elektroniczną. Może się okazać na przykład, że dłużnik mieszka pod innym adresem, niż ten, który podał nam do doręczeń. Wtedy mail z wezwaniem może być bardziej skuteczną formą doręczenia.
Przeczytaj też: Jakie są wady i zalety spółki z o. o.?
Czy wezwanie do zapłaty można wysłać sms?
Wezwanie do zapłaty można także wysłać za pomocą wiadomości sms. Coraz częściej można spotkać właśnie taką formę wezwania do zapłaty. Wiadomość sms ma ograniczenia w ilości znaków dlatego powinna ona być krótka i konkretna. Warto zawrzeć w niej najważniejsze informacje czyli napisać kto i na jakiej podstawie wzywa i określić kwotę oraz termin spłaty. Trzeba jednak pamiętać, że takie wezwanie do zapłaty może nie przynieść żądanego skutku. Nie będziemy w stanie także potwierdzić w żaden sposób, czy wezwanie do zapłaty wysłane w formie wiadomości sms w ogóle zostało do dłużnika dostarczone i czy on zapoznał się z nim. Przy dochodzeniu swoich należności warto jednak wykorzystywać wszystkie możliwe środki komunikacji celem uregulowania zaległości. Dlatego wezwanie do zapłaty w formie smsa świetnie się sprawdzi jako dodatkowe działanie.
Jak wysłać wezwanie do zapłaty?
Forma, w jakiej wezwanie ma być przesłane, nie jest ustalona w przepisach polskiego prawa. Można je dostarczyć dłużnikowi w wersji papierowej lub elektronicznej. Można wysłać je listem poleconym, smsem, mailem, a nawet dostarczyć osobiście. Trzeba jednak podkreślić, że najbezpieczniejszą formą skutecznego doręczenia wezwania dłużnikowi jest tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru. Jest to bardzo ważne jeśli dojdzie do postępowania sądowego, gdyż zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego jednym z formalnych wymogów pozwu o należność jest informacja o tym, czy strony podjęły próbę pozasądowego rozstrzygnięcia sporu.
Nie ma jednak przeciwwskazań do przesłania wezwania do zapłaty smsem czy też mailem. Taka forma korespondencji rodzi jednak ryzyko niemożności wykazania doręczenia korespondencji do dłużnika. Nie da się bowiem w żaden sposób uzyskać potwierdzenia odbioru smsa lub maila. Dłużnik może więc przed sądem kwestionować prawidłowe doręczenie takiej wiadomości. Warto więc wysłać wezwanie w formie tradycyjnego listu, a kontakt online czyli maile i smsy potraktować jako uzupełnienie procesu windykacyjnego. Wszystkie działania prowadzące do odzyskania długu podnoszą skuteczność tego przedsięwzięcia.
Zobacz też: Obsługa prawna
Kiedy wezwanie do zapłaty jest skuteczne?
W teorii jest onno nieformalnym sposobem windykacyjnym dlatego ciężko mówić o nieważności wezwania ze względu na błędy czy braki formalne. Istnieje jednak kilka przesłanek, które przesądzają o skuteczności wezwania do zapłaty. Pierwszą i najważniejszą okolicznością jest wymaganie żądanego przez wierzyciela świadczenia. Nie ma sensu więc wzywanie dłużnika do spłaty należności przed zakończeniem umownego terminu jej spłaty. Drugim przypadkiem bezskutecznego wezwania do zapłaty jest wysłanie wezwania pomimo wcześniejszego wykonania świadczenia przez dłużnika. Przed wysłaniem wezwania do zapłaty warto więc zweryfikować, czy na rachunku bankowym nie odnotowano wpłaty zadłużenia. Trzecią okolicznością jest przedawnienie się roszczenia. Przedawnienie określa termin, po jakim dłużnik może odmówić spłaty zobowiązania. Taka odmowa w tej konkretnej sytuacji będzie zgodna z prawem.
Przeczytaj też: Sprzedaż firmy — wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć
Kiedy przedawnienie roszczeń?
Ogólne terminy przedawnienia określone są w art. 118 Kodeksu cywilnego i wynoszą sześć lat dla wszystkich roszczeń, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej oraz trzy lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W Kodeksie cywilnym można także znaleźć inne terminy wynikające ze szczegółowych umów takich jak na przykład umowa najmu, użyczenia czy też umowa zlecenia. Przykładowo roszczenia z tytułu umowy zlecenia lub umowy sprzedaży przedawniają się z upływem dwóch lat, a roszczenia wynikające z umowy o najmu lub użyczenia przedawniają się po upływie roku.
Warto jednak pamiętać o tym, że zaistnienie przedawnienia nie przesądza z góry o bezskuteczności wezwania do zapłaty gdyż sąd nie ma obowiązku badania jego terminu z urzędu. Oznacza to, że sam dłużnik musi powołać się na instytucję przedawnienia. Jeżeli wierzyciel pozwie dłużnika o zapłatę, to pomimo przedawnienia roszczenia sąd wyda wyrok zasądzający zapłatę, jeżeli dłużnik nie postawi zarzutu przedawnienia.
Przeczytaj też: Spółki zagraniczne jakie są wady i zalety spółek zagranicznych?
Jak napisać ?
Każde wezwanie do zapłaty musi zawierać konkretne elementy. Jest to data i miejsce sporządzenia dokumentu, pełne dane dłużnika i wierzyciela, stosunek prawny i podstawa obowiązku zapłaty, data wymagalności płatności, kwota zaległości i opcjonalnie dodatkowe koszty z nią związane czyli odsetki oraz koszty sądowe, termin na uregulowanie zobowiązania, forma płatności, numer rachunku bankowego jeżeli płatność ma zostać uregulowana przelewem bankowym, a także podpis. Aby napisać takie wezwanie, można skorzystać z gotowych wzorów dostępnych w internecie. Wymogi te spełnia niemal każdy gotowy formularz.
Wezwanie do zapłaty może także zostać sporządzone przez reprezentanta wierzyciela – na przykład przez kancelarię prawną. Zlecając takie zadanie prawnikowi można zaoszczędzić czas i nerwy. Dokument przygotowany przez prawnika, podbity pieczęcią kancelarii prawnej może mieć także wyższą skuteczność. Zaangażowanie kancelarii prawnej może świadczyć o tym, że sprawa jest poważna i skończy się w sądzie jeżeli dłużnik nie ureguluje swoich zobowiązań.
Sprawdź też: Obsługa prawna
Jak napisać wezwanie do zapłaty faktury?
Wezwanie do zapłaty faktury powinno zawierać wszystkie podstawowe elementy czyli dane wierzyciela i dłużnika, podstawę prawną roszczenia, termin płatności oraz dokładną kwotę do uregulowania. W przypadku wezwania do zapłaty faktury dodatkowo powinien się na nim znaleźć numer i data wystawienia faktury, której roszczenie dotyczy, a także numer konta, na które dłużnik powinien uregulować zobowiązanie. Warto także poinformować dłużnika o konsekwencjach nieuregulowania zobowiązania. Można je także uszczegółowić i poinformować, jakie dalsze czynności windykacyjne spowoduje brak wpływu środków na konto w podanym w wezwaniu do zapłaty faktury terminie. Gotowe wzory do wystawienia wezwania do zapłaty faktury można znaleźć w wielu specjalistycznych programach do fakturowania dla firm.
Jak wystawić wezwanie do zapłaty?
Można je wystawić w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Nie istnieją bowiem przepisy, które nakazują wybór konkretnej formy przekazania dłużnikowi wezwania do zapłaty. Można więc wezwać dłużnika do zapłaty listownie, mailowo, telefonicznie, a nawet osobiście. Można także zwielokrotnić wezwania, aby zyskać pewność, że dłużnik otrzymał informację o swoim zadłużeniu. Trzeba jednak pamiętać o tym, że niezależnie od tego, jaką formę wezwania do zapłaty wybierzemy, to zgodnie z przepisami prawa, wysłanie wezwania do zapłaty jest wręcz obligatoryjne jeżeli chcemy odzyskać od dłużnika nasze należności. Warto też szybko podejmować działania windykacyjne. Z prawnego punktu widzenia osoba, która nie uregulowała swoich zobowiązań w terminie, staje się dłużnikiem już pierwszego dnia po tym terminie.
Sprawdź też: Sprzedam biznes w sieci – gdzie łatwo kupić lub sprzedać biznes?